*إختصاصات قسم المحفوظات(الأرشيف):
1- الإشتراك مع المسئولين فى رسم السياسة العامة لنظام تسجيل الوارد والصادر بإدارة الجامعة وكلياتها وإتخاذ الإجراءات اللازمة لتنفيذ هذه السياسة.
2- الإشراف على إستلام وتوزيع المراسلات العاجلة .
3- الإشراف على إدخال جميع المستندات الموجودة بملفات خدمة العاملين بالجامعة (كادر خاص-كادر عام) عن طريق الماسح الضوئى وحفظها على ديسكات أو إسطوانات لتأمين المستندات المستندات الورقية والرجوع إليها فى أى وقت.
4- الإشراف على متابعة قيد المحفوظات السليمة لغرف الحفظ بعد مراجعتها والتأكد من إستلامها وإمساك سجل خاص لمحفوظات غرف الحفظ وتطبيق جداول مدد الحفظ.
5- الإشتراك مع المسئولين فى رسم السايسة العامىة لنظام حفظ الوثائق المختلفة بإدارة الجامعة وكلياتها وإتخاذ الإجراءات اللازمة لتنفسيذ هذه السياسة.
6- الإشراف على تطبيق لائحة المحفوظات وتطبيق جدول الحفظ المقرر بغرف الحفظ بإدارة الجامعة ووحداتها وكلياتها.
7- فهرسة جميع البريد الوارد والصادر والمذكرات الداخلية طبقاً لنظام الفهرس المستخدم.
8- الإشراف على حركة تداول الملفات بحيث يسهل معرفة مكانها مع العمل على صيانتها من أى تلف.
9- الإشراف على أعمال الحفظ لجميع السجلات والدفاتر والمستندات والأوراق ومستندات جهاز المحاسبات التى إنتهى العمل بها وذلك بالطرق التى تتضمن سلامتها وذلك فيما يختص بإدارة الجامعة ووحداتها المختلفة والإشراف على غرفة الحفظ بالجامعة وإمساك السجلات الخاصة لذلك ومراجعة ما يتم حفظه من وثائق وسجلات للتأكد من سلامتها قبل الحفظ.
10- تلقى الشيكات الواردة والحوالات وأذون الصرف الواردة بإدارة االجامعة وقيدها بالدفاتر المعدة لذلك وتسليمها لإدارة الحسابات.
11- تسليم الشيكات وأذون الصرف الصادرة والمذكرات من إدارة الحسابات بالجامعة بالجهات وأشخاص خارجية وقيدها بالسجلات وتصديرها.
12- متابعة توحيد السجلات والدفاتر الخاصة بالقيد والحفظ بالإدارة العامة للجامعة ووحداتها وكلياتها.
